Por qué debemos solicitar muestras a los proveedores?

Uno de los pasos listados en este blog para realizar la importación desde China con éxito es Solicitar Muestras, pero ¿por qué debemos solicitar muestras y cómo debemos hacerlo?

Todos sabemos que no siempre las promesas de los proveedores son cumplidas y vamos a escuchar con frecuencia frases como “No te preocupes amigo, nuestra calidad es muy buena”; “Nuestro principal mercado es el de Estados Unidos y Europa, nunca hemos tenido problemas”; “Aquí tienes fotos de nuestros productos” pero como siempre nos gusta ir sobre seguro es mejor y recomendado solicitar muestras.

Obtener muestras del proveedor nos ayuda a evaluar varias cosas importantes, entre ellas.

1.- La calidad del producto.

La principal razón para solicitar una muestra, dependiendo del producto, verificaremos la calidad del material, su resistencia, la durabilidad, desempeño eléctrico (en caso de ser un producto eléctrico), eficiencia, tamaños, sabor, color, etc., en fin, verificar que cumple con nuestros estándares de relación calidad-precio.

2.- El empaque del mismo.

Este es otro punto importante porque aunque nos envíen fotos, sabemos que gracias a la magia de la tecnología, la foto puede que no concuerde con la realidad, así que es mejor recibir el producto con su empaque para verificar factores como la durabilidad y dureza del material, los colores, la traducción, ortografía y/o gramática de las instrucciones en el empaque, etc.

3.- El proveedor y sus tiempos de respuesta.
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Con la solicitud de muestras podemos inclusive descartar a un proveedor que ya teníamos como posible candidato a ser usado. Si un proveedor se niega a enviar una muestra debe esto ser una alarma para nosotros como compradores, ya que podemos estar frente a un estafador.

Por otro lado, si acceden a enviarnos las muestras podemos evaluar los tiempos de respuesta de cada proveedor, cuánto tardan en producir, sea personalizado o no, tiempos de envío, etc.
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La recomendación general es que le pidamos muestras a varios proveedores, obviamente esto incrementara los costos iniciales, pero ayudará a mejorar nuestro criterio de selección.

Tipos de muestras

Podemos clasificar los tipos de muestras en 3 categorías principales.

1.-Muestras del producto original.
Con producto original nos referimos al producto que ya fabrica o vende el proveedor, sin modificaciones y con la misma marca que es comercializado en la actualidad o con un empaque neutro. El solicitar muestras de “producto original” puede venir dado por dos razones principales

1.1.- Deseamos el producto tal cual es fabricado y no deseamos modificaciones.

1.2.- Las modificaciones que haremos serán sólo en el empaque, así que queremos verificar la calidad del producto antes de colocar la orden, sin importar los detalles de personalización que haremos luego.

2.-Muestras del producto personalizado.

Con producto personalizado nos referimos al producto con alguna modificación mínima, principalmente en la apariencia física del producto como tal y/o del empaque, así, podemos llamar un producto personalizado a un vaso que el proveedor normalmente vende en color blanco, pero nosotros lo pedimos en color rojo con el empaque modificado o el mismo vaso blanco pero en un empaque con el logo de nuestra compañía o cualquier combinación posible que modifique el producto que vende el proveedor originalmente.

También se pueden solicitar modificaciones más profundas como por ejemplo en el caso de la compra de electrónicos, teléfonos móviles, tablets, etc., podemos solicitar mayor capacidad de mah en la batería, más o menos memoria RAM, versiones de software diferentes a las inicialmente ofertadas, etc.

3.-Muestras del prototipo del producto.

Los casos anteriores son los más comunes, pero también podemos estar buscando importar de China un producto que hemos diseñado nosotros y cuya producción aún no existe. Luego de haber pasado los diseños a nuestro proveedor, estos deben recrearlos sea en CNC, impresoras 3D, etc. y enviarlos para nuestra evaluación.

Con este tipo de muestras, recomendamos que si el producto diseñado posee varias partes, cada parte sea producida por un proveedor diferente y de esta manera evitar que su producto pueda ser copiado antes de que usted o su compañía hagan la presentación oficial al mercado.

Solicitando las muestras

Cualquiera sea el tipo de muestra a solicitar, debemos ser lo más detallados posible en cuanto a nuestra orden con el proveedor, debemos enviarles fotos de lo que deseamos, videos, diseños gráficos, medidas, todo lo posible para que no dar cabida a errores.

También recomendamos solicitar a los proveedores videos de las muestras antes de ser enviadas, en video podemos descartar y modificar cosas que tal vez no se apreciaban en las fotos enviadas, así mismo, solicitar videos del producto en funcionamiento.

Una vez hayamos decidido cuáles proveedores nos enviarán las muestras, les daremos nuestros datos exactos para los envíos del mismo, no sin antes solicitar que marquen el empaque con sus nombres de empresa y persona contacto para de esta manera identificar a qué proveedor pertenece cada muestra.

Adicionalmente hay que pedirles que en la factura coloquen el menor valor posible al producto e identificarlo como muestra para de esta manera no tener que pagar impuestos innecesarios en el país de destino.

Hay un punto que debo aclarar acá antes de finalizar.

Puede suceder, que la muestra que recibimos sea justamente lo que queremos y por lo tanto aprobamos la producción y hacemos el pago a nuestro proveedor, pero al recibir la mercancía, no recibimos la misma calidad de la muestra que recibimos inicialmente, es por esto que recomendamos que se hagan controles de calidad al producto antes de hacer el depósito final, bien sea visitando la fábrica personalmente o contratando una compañía de inspecciones de control de calidad no relacionada con el proveedor.

Es práctica de nuestra compañía cuando negociamos con los proveedores, solicitar dos muestras de cada producto, una muestra se envía al cliente final y la otra muestra la retenemos nosotros en nuestras oficinas en China, de esta manera si el cliente aprueba la producción basado en la muestra recibida, nuestro equipo ya posee una réplica exacta de lo que el cliente desea y así llevarla para hacer las comparaciones entre la muestra y la producción final antes de que el cliente haga el pago.

Recomendamos esta práctica si ya posee alguna empresa de confianza en China que le pueda hacer los servicios de verificación de producción y control de calidad.

En general, y si la naturaleza de nuestra compra lo permite, deberíamos solicitar muestras, ya que como hemos visto nos ayuda a seleccionar el proveedor con la mejor relación calidad-precio.

Si ya has pedido muestras a proveedores en China, cuéntanos tus experiencias en los comentarios y si no lo has hecho y tienes alguna duda, también escríbenos para ayudarte.

¡Hasta la próxima!!!